コピペOK!就活の質問メールで人事に不快な思いをさせない方法【例文付き】

あなたは今、企業に質問のメールをしようと思ってるけど書き方が分からない、という状態ではないでしょうか?

もしくは「相手も忙しいだろうし、自分なんかが連絡していいのかな…」「こんな当たり前のことを質問していいのかな…」と思っていないでしょうか?

先にお伝えしておきます。

質問メールはどんどんおくっちゃいましょう!基本的に、迷ったらゴーです!

やって怒られたら、誠意を持って対応して、その段階でやめればいい。それだけです。

そもそも採用活動において、企業側は常に就活生であるみなさんを受け入れる体制にいます。

何より、質問したいことがある、ということは、相手に対して、興味・関心がある状態とも言えます。

ですから、あなたからの質問メールを受け取った人事や採用担当者は、あなたに対して「自社に興味を持ってくれてるんだな」「ここまで調べてくれて、質問くれたんだ、嬉しいな!」と良い印象を受け取ります

実際、僕もその中の1人です。

それは、よっぽど調べないとわからないよな、と思うような、より具体的な内容に迫った質問内容であればあるほど、会う前から、楽しみで仕方ありません。

これはおそらく他社の人事や採用担当も同じだと思います。

しかし、送られてきたメールの文章が雑になっていると、受け取る側は悪い印象を持ってしまいます。結果、あなたのそのやる気ある姿勢も逆効果になってしまいます。

わからないことはそのままにせず、質問メールは積極的にしてほしい、というのが基本前提ですが、相手はお友達ではありませんここを誤解しないでほしいのです。

そこで、今回この記事では、正しい質問メールの例文を、場面別にして紹介していきます。

この記事を最後まで読んでいただければ、質問メールの正しい書き方を知ることができ、あなたのやる気ある姿勢が正しく企業側に伝わるはずです。

ぜひ自分のモノにしてください。

最終更新日:2019年2月6日
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佐々木 英雄
執筆者

佐々木 英雄

2013 年、株式会社しるべを設立。大学生を主な対象に、即戦力人財育成のための教育事業を無償で提供。

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1.質問メールのマナー

例文を紹介する前に、メールを送る際のマナーについて、簡単に紹介しておきます。

先ほどお伝えした通り、企業はお友達ではありません

ビジネスとして、採用活動も行なっているわけですから、メールの文章を書く上で、最低限必要なビジネスマナーを守ることは非常に重要になります。

マナーとはルールです。そして、そのルールは、学生と社会人とでは大きく異なります。あなたの当たり前は、社会人の当たり前ではないケースも多く存在します。

だからこそ、正しい知識を身につけておいてほしいのです。

あなたもそうだと思いますが、マナーが守れない人に対して、プラスの印象を抱くことはあるでしょうか?

きっと、マイナスの印象を抱きますよね。

なぜなら、マナーを守れていない人は普段の仕事やプライベートにおいても、マナーが守れない、だらしない人なのでは、と考えてしまうからです。

就活中に、人事や採用担当者からマイナスの印象を抱かれては、選考にもマイナスの影響が出ます。

そんな些細なことでチャンスを失わないためにも、まずはマナーを正しく理解して、実践できるようにしておきましょう。

「~ですか?」は使わない

言葉遣いには、特に注意してください。

相手は社会人であり、私たち以上言葉遣いに敏感です。

「?」マークをつけることは避けましょう。

ダメな例
  • 「~ですか?」
  • 「~でしょうか?」
正しい例
  • 「○○はあるでしょうか」
  • 「○○でよろしいでしょうか」

2.例文一覧

次に、今回の本題である質問メールの例文を、場面別に紹介したいと思います。

メールを書く際の参考にしてみてください。(実際の例文は、自分のPCなどにコピペしておいて、すぐに使える状態にしておくと、非常に便利だと思います)

ポイントは、この5つです。

質問メールの5つのポイント
  • 件名で先に目的・要件を伝えておく
  • 担当者は部署、役職まで正確に記載する
  • 自分が何者か名乗る
  • 具体的な質問内容を記載する
  • 署名は必須

しっかり押さえておいてくださいね。

2-1.服装

件名:【△△大学 田中 一郎】企業説明会の服装に関するご質問

 

‌〇〇株式会社
‌人事部
‌〇〇‌ ‌〇〇様

 

お世話になっております。
‌△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎と申します。

 

‌この度は、〇月〇日(水)の会社訪問の服装に関して、ご質問させて頂きたく、ご連絡させていただきました。

 

‌いただきましたメールに服装の指定がございませんでしたが、当日はスーツで伺うかたちで問題ございませんでしょうか。

 

恐縮でございますが、ご返答をお待ち申し上げております。

‌————————————
△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎(Tanaka Itirou)
‌〒113-3221
‌東京都渋谷区〇〇町2-1-1
‌mail: itirou-tanaka@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-1111-2222
‌TEL(自宅):03-6789-1234
‌————————————

2-2.会場

件名:【△△大学 田中 一郎】面接の実施会場に関するご質問

 

‌〇〇株式会社
‌人事部
‌〇〇 〇〇様

 

お世話になっております。
‌△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎と申します。

 

‌この度は、〇月〇日(金)の2次面接の実施会場に関して、ご質問させて頂きたく、ご連絡させていただきました。

 

いただきましたメールに実施会場の記載がございませんでしたが、当日はどちらへ伺えばよろしいでしょうか。

 

大変恐縮ですが、ご返答をお待ち申し上げております。

 

‌————————————
‌△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎(Tanaka Itirou)
‌〒113-3221
‌東京都渋谷区〇〇町2-1-1
‌mail: itirou-tanaka@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-1111-2222
‌TEL(自宅):03-6789-1234
‌————————————

2-3.持ち物

件名:【△△大学 田中 一郎】1次面接の持ち物に関するご質問

 

‌〇〇株式会社
‌人事部 
‌〇〇‌ ‌〇〇様

 

お世話になっております。
‌△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎と申します。

 

この度は、〇月〇日(木)の1次面接の持ち物に関して、ご質問させて頂きたく、ご連絡させていただきました。

 

面接当日に持参すべきものは、下記の通りで間違いないでしょうか。

 

他に持参すべきものがあればご指示いただければ幸いです。

 

・履歴書
・印鑑
・筆記用具

 

恐縮ではございますが、ご返答をお待ち申し上げております。

 

‌————————————
‌△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎(Tanaka Itirou)
‌〒113-3221
‌東京都渋谷区〇〇町2-1-1
‌mail: itirou-tanaka@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-1111-2222
‌TEL(自宅):03-6789-1234
‌————————————

2-4.日程調整

件名:【△△大学 田中 一郎】面接の日程調整に関するご依頼

〇〇株式会社
‌人事部
〇〇 〇〇様

 

お世話になっております。
‌△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎と申します。

 

この度は、〇月〇日(木)の1次面接の日程を変更させて頂きたく、ご連絡差し上げました。

 

ご連絡頂きました面接日ですが、当日、期末試験と日が重なってしまい、お伺いができません。

 

大変申し訳ございませんが、 面接日時のご変更は可能でしょうか。

 

下記の日程でしたら、貴社にお伺いすることが可能です。

 

6月5日  (月) 終日
6月15日(火)午前~16:00
6月16日(水)午前中

 

上記の日時の中で、ご都合が悪いようでしたら改めて日程を提示させて頂きます。

 

お忙しいなか恐縮ですが、 何卒宜しくお願い致します。

 

‌————————————
‌△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎(Tanaka Itirou)
‌〒113-3221
‌東京都渋谷区〇〇町2-1-1
‌mail: itirou-tanaka@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-1111-2222
‌TEL(自宅):03-6789-1234
‌————————————

日程調整後のお礼メール

日程調整の質問メールを送ると、企業から返事がきます。

その企業からの返事に対して、どのようお礼メールを書けばいいかわからない方はこちらの記事を参考にしてください。

2-5.面接後のフィードバック

件名:【△△大学 田中 一郎】1次面接のフィードバックのご依頼

〇〇株式会社
‌人事部
〇〇 〇〇様

 

お世話になっております。
‌△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎と申します。

 

この度は、〇月〇日(月)の1次面接のフィードバックを頂きたく、ご連絡させていただきました。

 

先日はお忙しい中、選考の機会を設けて頂きありがとうございました。

 

今回は、不採用という結果に残念な気持ちで一杯ですが、就活のアドバイス等を頂き、たいへん勉強になりました。

 

貴社から頂いたアドバイスを活かし、今後の選考に向けて頑張りたいと思います。

 

そこで、今後の就職活動の参考にしたく、差し支えなければ、今回不採用となりました理由を教えていただけませんでしょうか。

 

ご多忙のなか大変恐縮ですが、ご返答いただけますと幸いです。

 

何卒、宜しくお願い致します。

 

‌————————————
‌△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎(Tanaka Itirou)
‌〒113-3221
‌東京都渋谷区〇〇町2-1-1
‌mail: itirou-tanaka@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-1111-2222
‌TEL(自宅):03-6789-1234
‌————————————

MEMO

質問したいことがある、ということは、相手に対して、興味・関心がある状態、と言えます。遠慮せず、正しいマナーを押さえた上で、どんどん質問してみてください!あなたの印象がグッと変わるはずです!

さいごに

いかかでしたか?

質問の内容によって、件名や文章の書き方が変わることが一目で理解できたはずです。

就活が始まると、誰でも1度は企業の方に質問することになります。その際に失礼な文章を送ってしまうと、企業の方に悪い印象を与えかねません。

また、皆さんが社会人になるとほぼ毎日のように、メールのやり取りをすることになります。

それまでに、就活の機会を活かして、正しいメールの書き方を身につけていってほしいと思います。

皆さんの就職活動を応援しています。

佐々木 英雄
執筆者

佐々木 英雄

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