体調不良はNG?就活で使えるキャンセルメールの正しい書き方【例文付き】

今、あなたは企業に対して、説明会や選考のキャンセルメールを書きたい、と思っているのではないでしょうか?

先にお伝えしておきますが、もし、当日の予定をキャンセルするのでしたら、今すぐ電話で連絡してください。

そうでないのでしたら、まずはメールで、キャンセルの連絡をしましょう。

絶対にして欲しくないのは、なんの連絡も入れないドタキャンです。これだけは絶対にしないでください。

あなたが人事だとして、想像してみてください。

何の準備も工夫もせず、説明会や選考に、就活生を迎え入れると思いますか?

企業規模によっては、人事を専任でおけず、本業と掛け持ちしながら、業務外や休みの日の時間などを活用して、説明会や選考で自社の魅力を伝えるための工夫を、真剣に考え、当日みなさんを迎え入れる準備をしています。

何より、就活生のみんなに、参加してよかった、ぜひ選考に進みたい!と思ってもらいたい、と考えながら、きっと準備しますよね?

そういう気持ちを持って当日臨むわけですから、正直、就活生からキャンセルをされる、ということは、企業からしたら本当にショックなことなのです。

実際、あなたも、大切なデートや予定が直前、あるいは当日になって、相手からキャンセルされたら、どんな気持ちになりますか?

ましてや、なんの連絡もなく、ずっと待たされていたとしたらどうですか?

それでも、なんとも思わないでしょうか?

企業の人事も採用担当もロボットではなく、あなたと同じ感情をもつ”人”なのです。

キャンセルする、行かない、という選択をすること自体は、悪いことではないので、その選択は止めません。

ですが、その場合は、誠意を持って対応すること。そして、その旨を伝えるための、キャンセルメールの書き方には、特に気を遣って欲しいのです。

そこで今回は、場面ごとにキャンセルメールの例文を紹介します。

今の自分の状況と合っている場面の例文を見て、是非参考にしてください。

最終更新日:2019年2月6日
佐々木 英雄
執筆者

佐々木 英雄

2013 年、株式会社しるべを設立。大学生を主な対象に、即戦力人財育成のための教育事業を無償で提供。

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体調不良を理由にするのはあり?

例文紹介に入る前に、1つ大切なことを伝えておきます。

それは、「体調不良」という理由を使わない、ということです。

本当にそうであったとしても、僕はオススメしません。

実際、そう都合よく体調を崩すことって、本当にあると思いますか?

あなたが誰かと約束していたとして、体調不良を理由にキャンセルの連絡が入った場合をリアルに想像してみてください。

おそらくですが、「これ、めんどくさくなってるな」「多分、来たくないんだろうな」と、相手の体調を心配する前に、正直このようなことを考えてしまいませんか?

実際、本当はそうじゃないのに、体調不良を理由として、予定を断ったり、行かなかったり、みなさんも1度や2度経験があるはずです。

誰しも経験がある、断り文句だからこそ、相手もつい、そういう想像をしてしまいます。

体調不良は、もっとも疑われやすい、断り文句なのです。

何より、大事なことは、嘘をつかない、ということです。

嘘をついている人が、誠意を持って対応している、といえるでしょうか?

嘘をついていないとしても、そう思われてしまうような理由であれば、それは残念ながら、同じことです。

たとえ、周りのお友達が、「いいよいいよ、どうせもう行く気ないし、適当に断っとけば、いいでしょ」と言っていたとしても、あなただけはそうあって欲しくないのです。

誠意を持って、対応すること。そして、嘘をつかないこと。これは大切にしてほしい、と思います。

例文一覧

早速ですが、キャンセルメールの例文を場面別に紹介したいと思います。

メールを書く際の参考にしてみてください。(実際の例文は、自分のPCなどにコピペしておいて、すぐに使える状態にしておくと、非常に便利だと思います)

ポイントは、誠意を持って対応しているかどうか、それが相手に、具体的に伝わる内容になっているかどうか、です。

例文はあくまで、例文です。

誠意を伝えるために、あなたなりの一言を盛り込めるかどうか、ここは非常に重要になります。忘れないでください。

1.インターンシップ

「インターンシップキャンセル」の例文

件名:【△△大学 田中 一郎】〇月〇日のインターンシップキャンセルのご依頼

‌〇〇株式会社
‌人事部
〇〇 〇〇様

 

お世話になっております。
△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎と申します。

 

この度は、インターンシップのご案内、誠にありがとうございました。

 

せっかくご案内いただいたにもかかわらず、誠に恐縮ではございますが、 〇月〇日〇時に実施予定のインターンシップにつきまして、辞退、また欠席をさせていただきたくご連絡差し上げました。

 

理由につきましては、貴社へのインターンシップ申込み直後にゼミナール報告会の日程と重なってしまい、出席することが難しくなってしまったためです。

 

大変ご迷惑をお掛けすることとなり甚だ申し訳無いことと存じますが、学業を優先させて頂きたく存じ上げます。

 

何卒、ご容赦下さいますようお願い申し上げます。

 

‌————————————
‌△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎(Tanaka Itirou)
‌〒113-3221
‌東京都渋谷区〇〇町2-1-1
‌mail: itirou-tanaka@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-1111-2222
‌TEL(自宅):03-6789-1234
‌‌————————————

2.企業説明会

「企業説明会キャンセル」の例文」

件名:【△△大学 田中 一郎】〇月〇日の企業説明会キャンセルのご依頼

 

‌〇〇株式会社
‌人事部
‌〇〇 ‌〇〇様

 

お世話になっております。
△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎と申します。

 

この度は、企業説明会のご案内、誠にありがとうございました。

 

せっかくご案内いただいたにもかかわらず、誠に恐縮ではございますが、 〇月〇日〇時の企業説明会への参加をキャンセルさせていただきたく、ご連絡差し上げました。

 

大学のゼミ発表の実施日が説明会と重複してしまい、参加することが難しくなってしまいました。

 

誠に不躾なお願いで大変申し訳ありませんが、お席のご用意が可能でしたら、〇月〇日〇時からの説明会に変更させていただけませんでしょうか。

 

ご多忙のなかお手数をおかけしまして、大変申し訳ございません。
ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

‌————————————
‌△△大学 ‌△△学部 ‌△△学科 3年
‌田中 一郎(Tanaka Itirou)
‌〒113-3221
‌東京都渋谷区〇〇町2-1-1
‌mail: itirou-tanaka@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-1111-2222
‌TEL(自宅):03-6789-1234
‌‌————————————-

3.内定者懇親会

「内定者懇親会キャンセル」の例文

件名:【△△大学 田中 一郎】〇月〇日の内定者懇親会キャンセルのご依頼

 

‌〇〇株式会社
‌人事部
‌〇〇‌ ‌〇〇様

 

お世話になっております。
△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎と申します。

 

この度は、内定者懇親会のご案内、誠にありがとうございました。

 

せっかくご案内いただいたにもかかわらず、誠に恐縮ではございますが、 〇月〇日〇時の内定者懇親会への参加をキャンセルさせていただきたく、ご連絡差し上げました。

 

理由につきましては、貴社への内定者懇親会への参加の連絡後に、ゼミナール報告会の日程と重なってしまい、参加することが難しくなってしまったためです。

 

大変ご迷惑をお掛けすることとなり甚だ申し訳無いことと存じますが、学業を優先させて頂きたく存じ上げます。

 

何卒、ご容赦下さいますようお願い申し上げます。

 

‌————————————
‌△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎(Tanaka Itirou)
‌〒113-3221
‌東京都渋谷区〇〇町2-1-1
‌mail: itirou-tanaka@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-1111-2222
‌TEL(自宅):03-6789-1234
‌‌————————————

さいごに

もう一度言いますが、企業にとってキャンセルされることは、本当にショックなことです。

自社の成長のため、ビジョンを実現するため、様々なコストをかけ、採用活動に取り組んでいます。だからこそ、1人でも多くの学生にコンタクトを取り、自社の魅力を伝えたいと、真剣に思っているのです。

繰り返しになりますが、キャンセルする、行かない、という選択をすること自体は、悪いことではないので、その選択は止めません。

ですが、その場合は、嘘をつかず、誠意を持って対応すること。そして、その旨を伝えるための、キャンセルメールの書き方には、特に気を遣って欲しいのです。

今回の例文が答えではありません。

最終的にはどれだけ申し訳なく思い、伝えようとしているか、です。

あなたの誠意によって、文章の質は格段に変わります。

終わりよければ全てよし、ではありませんが、手抜きせずに、嘘をつかず、誠意を持って対応すること。そのために、しっかりと文章を考えて連絡をしようとする姿勢を身につけておくことが重要です。

その姿勢が身につけば、就活だけじゃなく、社会に出てからも必ず活躍できる人材となるはずです。

あなたの就活がうまくいくことを心から願っています。頑張ってください。

佐々木 英雄
執筆者

佐々木 英雄

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