就活の辞退メールで怒られる人とそうでない人のたった1つの違いを解説

あなたは今、辞退のメールをどう書けばいいか知りたくて、この記事にたどり着いたのではないでしょうか。

辞退をする状況とは、何らかの形であなたに企業側からオファーが来てる、状況と言えます。つまり、相手はあなたに対して、可能性を感じているわけです。

恋愛で言うと、惚れた相手から振られるわけですから、なかなかショックな出来事と言えます。

企業の人事も採用担当もロボットではなく、あなたと同じ感情をもつ”人”なのです。

だからこそ、就活中に、辞退メールを書くことは少ないと思いますが、辞退の連絡については、特に丁寧にメールを書く必要があります。

大切なことは、誠意を持って対応することです。

この記事では、就活中に企業に送るメールの中で最もシビアな辞退メールの例文を紹介していきます。

例文を参考にしてもらえば、企業も自分も嫌な気持ちにならずに次の選考に進むことができます。是非参考にしてください。

最終更新日:2019年2月6日
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佐々木 英雄
執筆者

佐々木 英雄

2013 年、株式会社しるべを設立。大学生を主な対象に、即戦力人財育成のための教育事業を無償で提供。

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1.内定辞退は”電話”で伝える

結論から言うと、内定を辞退するときは基本的に電話で伝えることをおすすめします。

電話の理由

なぜかというと、相手に生の声で謝罪の気持ちを伝えることが大切だからです。

例えば、恋人や家族、友人と喧嘩をしたときに「ごめんね」とLINEで送られてくるより実際に会って「ごめんね。」と言われた方が嬉しいですよね。企業側も同じ気持ちなのです。

さらに、企業はあなたに内定を出すまでに多額の費用が発生していることを忘れないでください。

学生1人採用するのに約100万円掛けています。

そのため、電話で直接、謝罪の気持ちを伝えることをおすすめしたいのです。

電話やり取りの仕方

  • 担当者がいなかった場合
  • 担当者がいた場合

2つを対話形式のイラストで紹介していきますね。

担当者がいなかった場合

はい。〇〇株式会社です。

受付

就活生

私、△△大学〇〇学部〇〇学科〇年の田中と申します。

お世話になっています。

人事部の佐藤様はいらっしゃいますでしょうか。

申し訳ありません。

佐藤は只今、出先でおりません。

受付

就活生

そうしましたら、後ほどお電話させていただきます。

何時ごろ戻られます予定でしょうか。

16時ごろに戻る予定です。

受付

就活生

かしこまりました。

16時ごろに再度お電話させていただきます。

失礼いたします。

担当者がいた場合

はい。〇〇株式会社です。

受付

就活生

私、△△大学〇〇学部〇〇学科〇年の田中と申します。

お世話になっています。

人事部の佐藤様はいらっしゃいますでしょうか。

はい。いますよ。少々お待ちください。

受付

お電話変わりました、佐藤です。

佐藤さん

就活生

佐藤さん、こんにちは。

私、△△大学〇〇学部〇〇学科〇年の田中と申します。

お世話になっています。

只今、お時間よろしいでしょうか。

田中さん。お世話になっています。

はい、大丈夫ですよ。

佐藤さん

就活生

先日は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

せっかく内定をいただきながら、身勝手なお願いで心苦しいのですが、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

そうですか。それはとても残念です。

差し支えなければ辞退の理由を伺ってもよろしいでしょうか。

人事部

就活生

他社様から内定をいただきまして、そちらにご縁と適正を強く感じたため、このような決断を致しました。

本来ならば直接お詫びに伺うべきですが、お電話にてご連絡差し上げました。

大変申し訳ありません。

いえいえ大丈夫ですよ。

そちらの会社での活躍を応援しています!

人事部

就活生

ありがとうございます。

貴重なお時間を割いていただきながら申し訳ありませんでした。

失礼致します。

担当者がいなかった場合は、人によっては、以下のことを質問されることがあります。

要件を教えてください
担当者に伝言しておくので要件の具体的内容を教えてください
これらの質問をされたときには、緊張せずに正直にゆっくり伝えれば大丈夫です。

今の自分の気持ちを誠意を持って伝えましょう!

例文一覧

それでは、辞退メールの例文を場面別に紹介したいと思います。

メールを書く際の参考にしてみてください。(実際の例文は、自分のPCなどにコピペしておいて、すぐに使える状態にしておくと、非常に便利だと思います)

ポイントは、誠意を持って対応しているかどうか、それが相手に、具体的に伝わる内容になっているかどうか、です。

例文はあくまで、例文です。

みなさんに活用いただくために、例文紹介をしていますが、これをそのまま使うのではなく、実際の辞退メールの中に、あなたの誠意を伝える一言を盛り込むこと、ここは必ず徹底するようにしてください。

具体的には、あなたと人事、採用担当しかわからない情報や話題など、を盛り込むといいと思います。そしてそれに対する感謝の気持ちを伝える、と言うのが一番伝わりやすい一言になります。

その一言があるかどうかで、相手への伝わり方もずいぶん変わります。この点は特に重要になりますので、忘れないでください。

MEMO

メールの前に電話をすることをおすすめします。(どうしても電話したくない場合はメールで充分です。気持ちの伝わらない電話はかえって失礼ですので。)

もし、電話をして担当者が出なかった後にメールで辞退を伝えるのであれば本文の文末に

先程、お電話致しましたが〇〇様が不在であったため、メールにて失礼致しました。

この文章を書きましょう。

1.面接の辞退

件名:【△△大学 田中 一郎】面接選考辞退のご連絡

 

‌〇〇株式会社
‌人事部
‌〇〇‌ 〇〇‌様

 

お世話になっております。
△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎と申します。

 

先日はご多忙のところ、1次面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。

 

〇月〇日に2次面接のお約束をしていましたが、諸般の事情により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

 

お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

 

本来であれば、直接お伺いしてお詫びするべきところですが、メールでのご連絡となってしまったこと、ご了承頂きたくお願い申し上げます。

 

最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り致しております。

 

今後、何かのご縁でご一緒する機会がありましたら、どうぞ宜しくお願い致します。

 

‌————————————
‌△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎(Tanaka Itirou)
‌〒113-3221
‌東京都渋谷区〇〇町2-1-1
‌mail: itirou-tanaka@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-1111-2222
‌TEL(自宅):03-6789-1234
‌‌————————————

2.ES提出後の辞退

件名:【△△大学 田中 一郎】選考辞退のご連絡

 

‌〇〇株式会社
‌人事部
‌〇〇 〇〇様

 

お世話になっております。
△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎と申します。

 

先日は、書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

 

〇月〇日に1次面接のお約束をしていましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

 

お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

 

本来であれば、直接お伺いしてお詫びするべきところですが、メールでのご連絡となってしまったこと、ご了承頂きたくお願い申し上げます。

 

最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り致しております。

 

今後、何かのご縁でご一緒する機会がありましたら、どうぞ宜しくお願い致します。

 

‌————————————
‌△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎(Tanaka Itirou)
‌〒113-3221
‌東京都渋谷区〇〇町2-1-1
‌mail: itirou-tanaka@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-1111-2222
‌TEL(自宅):03-6789-1234
‌‌————————————

3.内定後の辞退

件名:【△△大学 田中 一郎】内定辞退のご連絡

 

‌〇〇株式会社
‌人事部
‌〇〇 〇〇様

 

お世話になっております。
△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎と申します。

 

先日はご多忙のところ、選考から採用に関しまして多くのお時間をいただき、誠にありがとうございました。

 

また、この度は、内定のご連絡をいただきましたこと大変嬉しく思っております。
重ねてお礼申し上げます。

 

そのようなところ誠に恐縮なのですが、一身上の都合により恐縮ではありますが、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

 

理由としましては、内定を頂いた後、貴社での働き方、貢献度、自分の将来の夢などを見つめなおした結果、別の会社様とのご縁を感じ、そちらの会社様へ入社する決意を固めました。

 

本来であれば、直接お伺いしてお詫びするべきところですが、メールでのご連絡となってしまったこと、ご了承頂きたくお願い申し上げます。

 

ご多忙の中、貴重なお時間を割いていただいたことを思うと大変申し訳ない気持ちで一杯です。

 

最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り致しております。

 

今後、何かのご縁でご一緒する機会がありましたら、どうぞ宜しくお願い致します。

 

‌————————————
‌△△大学 △△学部 △△学科 3年
‌田中 一郎(Tanaka Itirou)
‌〒113-3221
‌東京都渋谷区〇〇町2-1-1
‌mail: itirou-tanaka@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-1111-2222
‌TEL(自宅):03-6789-1234
‌‌————————————

MEMO

みなさんにも選択する権利はあるので、そこに負い目を感じる必要は一切ありません!ただし、誠意を持って対応することを忘れないでください!!

さいごに

いかがでしたでしょうか?

企業は1人の学生を採用するのに、平均100万円の費用を掛けています。そのため、内定を辞退したことで、企業と学生で口論などのトラブルが発生するケースもあります。

繰り返しますが、企業にとって、辞退される状況は、惚れた相手から振られる状況と同じですので、本当にショックなことなのです。

もちろん、あなたにも理由があり、考えた末の辞退だと思いますので、辞退する、という選択をすること自体は、悪いことではありません。

就活生であるみなさんにも選択する権利はありますから、そこに負い目を感じる必要は一切ないので、そこは誤解しないでくださいね。

ただし、相手の立場に立って、想像することは忘れないでほしいのです。

その気持ちがあれば、嘘をつかず、誠意を持って、対応することの大切さは容易に想像できると思います。お世話になったり、サポートいただいたことに対して一言、感謝の旨を添える、ということも自然できるはずです。

また、キャンセルした企業には、今後またお世話になることがあるかもしれません。

事実、僕が支援した学生の中には、選考辞退や内定辞退をした後も、その企業の人事や社員さんと良好な関係を築き、社会に出た後に、新たなビジネスや取引に繋がっているケースもあります。

そもそも、人事や採用担当も、選考に進んだから、内定を出したからといって、絶対に入社してくれる、とは考えていません。

一緒に働けないのは残念だけど、タイミングやご縁もあるし、何より選ばれなかったのであれば、魅力を伝えられなかったんだな、合わなかったんだな、と考えるくらいの器量は持っています。

でも、だからこそ、そこに甘えず、断りの際の対応に、あなたの誠意が見えれば、相手も「うちではご縁がなかったけど、頑張ってほしいな」「何かできることないかな」と考えるようになり、就活が1つのきっかけとなって、新たな人間関係が始まり、それがあなたの可能性をさらに広げるかもしれないのです。

実際、辞退する企業から学んだことも、少なくないはずです。

だからこそ、例文を活用しながらも、あなたなりの一言を添え、感謝を伝えること。誠意を持った対応を忘れないでください。

相手を思いやる気持ちがベースにある行動ができる人は、就活だけじゃなく、社会に出てからも必ず活躍できる人材となるはずです。

辞退することは悪いことではありません。でも、だからこそ、次の選考に気持ちよく進むために、お互いに気持ちいいメールを書くようにしましょう。

あなたの就活がうまくいくことを心から願っています。頑張ってください。

佐々木 英雄
執筆者

佐々木 英雄

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