失敗したくない人必見!就活でメールの宛名を書く時のたった1つのマナー【例文】

あなたは、メールを書く際、「言葉遣いさえしっかりしてれば大丈夫」と思っていませんか?

そんなことありません。

社会人は、言葉遣いとは無縁の「宛名」にまで、目を見張っています。

また、宛名は、メールの本文の中で1番初めに書かれているため、「メールを開いたら一番最初に目に入る文書」なのです。

そのため、第一印象にとても関わっています。

だからこそ、就活生のみなさんには、ぜひ「宛名」に関する正しい情報を知ってほしい、と思います。

この記事では、「宛名」の書き方や、就活生が犯しがちなマナー違反など、例文も交えて細かく解説しています。

この記事を読み終えたころには、周りの学生が知らない「宛名」の正しい書き方を身につけることができているはずですよ。

最終更新日:2018年9月30日
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佐々木 英雄
執筆者

佐々木 英雄

2013 年、株式会社しるべを設立。大学生を主な対象に、即戦力人財育成のための教育事業を無償で提供。

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1. 「宛名」とは?

宛名とは、

メールを送る相手の情報のこと

です。

みなさんも、友人や家族に、年賀状や手紙を書く際「〇〇様へ」と書いた覚えはありませんか?

宛名は、それと同じものだとイメージしてみてください。ただ、友人に書く手紙と、企業の方に送る宛名は、書き方が少し異なります。

その違いや書き方について、正しい知識を知る機会もそうない、と思いますので、ぜひこの記事を通して正しい知識を身につけてほしい、と思います。

2. 「宛名」を書く上で必要なたった1つのマナー

「宛名」には1つだけマナーがあります。それは「構成」です。

  1. 会社名
  2. 部署名・所属先・役職
  3. 担当者名

このように、書くべき3つの情報と、書く順番が決まっているのです。

相手に違和感を与えない「宛名」を書くためにも、これだけは必ず守るようにしましょう。

3. 「宛名」の基本情報

続いて、「宛名」を書く上で知っておくべき情報を2つご紹介します。

会社の「部署名・所属先」を知るには?

  1. 会社名
  2. 部署名・所属先・役職
  3. 担当者名

「宛名」を書くにあたって、この3つの情報は、把握するにようにしておいてください。

当然、分からない場合も出てくると思いますが、その場合は、その会社のHPを見てみたり、会社のパンフレットを確認するようにしてみてください。

担当者名までは分からなくても、会社名や部署名などは分かるはずです。

全ての会社が「人事部」「営業部」ではない

ここで1つ、注意してもらいたいことがあります。

会社によっては、

  • 「人事部」
  • 「採用戦略部」
  • 「人事部 〇〇室」
  • 「営業部」
  • 「営業部 第一課」
  • 「〇〇オフィス第二課」

というように、「人事部」「営業部」の呼び方が違う場合があります。特に大手企業になればなるほど、部署や事業部も細分化されてますので、もし、部署名や所属先の細かい呼び方まで分かる場合は、それに合わせて「宛名」を書くようにしてください。

MEMO

正確な部署・事業部・役職までわかる場合は、必ず正式名称で書くようにすること

4. 「宛名」の例文紹介

就活の場面ごとに、メールを送る相手は変わる場合があります。その場合は当然「宛名」も変わってきます。その違いを例文で確かめてみてください。

面接・企業説明会

例1

〇〇電気株式会社

‌人事部 部長

山田 太郎 様

例2

〇〇食品株式会社

人事部 採用戦略室

‌田中 恵美 様

例3

〇〇エネルギー株式会社

採用戦略部

佐藤 様

いかがでしょうか?

就活で選考が始まってくると、就活生の皆さんは面接や企業説明会に参加することになると思います。

その際、連絡を取る相手は、基本的に「人事部」です。

そのため宛名の「部署名・所属先」には人事部と書くようにしてください。ただし、正式名称がわかっている場合は、そちらを優先してくださいね。

また、面接や企業説明会の他に、インターンシップやセミナーなども、基本的に人事部が担当してるので、「宛名」には「人事部」と書くことを覚えておいてください。

OB・OG訪問

例1

〇〇電気株式会社

‌営業部第一課

鈴木 洋一様

例2

〇〇食品株式会社

商品企画部 ‌部長

田中 恵美 様

例3

〇〇エネルギー株式会社

新宿オフィス二課

佐藤 様

いかがでしょうか?

OB・OG訪問の際は、相手が人事部だけではなく、営業や商品企画など、他部署の社員の方にお会いするケースも多くあると思います。

そのため、部署名や所属先は「人事部」ではなく、「営業部」や「商品企画室」など、相手の方が所属している部署名を書きましょう。つまり、正式名称で書くようにする、ということですね。

OB・OG訪問の際は、名刺交換がある場合も考えられますので、その際は、名刺を参考にして、チェックして上で、必ず正確な「宛名」を書くようにしてください。

次からは、部署名や担当者名がわからない時の対応方法を紹介していきます。

5. 相手の情報が分からないときの書き方

ここでは、相手の情報が分からないときに、「宛名」をどのように書いたらいいのか、を解説していきます。

ここは、みなさんが一番気になる点でもあると思いますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

相手の名前が分からない場合

「宛名」を書く際は、担当者の名前を書く必要があります。しかし、相手の名前がどうしてもわからない場合もありますよね。

そのときは「宛名」に「ご担当者様」と書いて送れば大丈夫です。

その後、返信が返って来た際に、名前を名乗ってくれるはずなので、そのタイミングで相手の名前を覚えておくといいでしょう。

「担当者様」を使って宛名を書く例

〇〇電気株式会社

‌人事部

ご担当者 様

「部署名」が分からない場合

名前もわからない、会社のHPやパンフレットを見ても、相手の部署名も分からない場合もあるかもしれません。その際は、「宛名」には部署名を書かなくても問題ありません

「名前」も「部署名」も不明の例

〇〇電気株式会社

ご担当者 様

また、相手の名前はわかるけど部署名・所属先が全くわからない場合も同様です。

「部署名」が不明の例

〇〇食品株式会社

近藤 様

「たぶん営業の人だろう」「たぶん人事部だろう」という軽い気持ちで「営業部」「人事部」と書いてしまうのは、少し危険ですよね。

ただし、相手の名前も部署もわからない場合、「あなたが何者か?」わからなければ、そのメールがスルーされるケースも考えられますので、その際は「件名」を工夫するようにしてみてください。

件名に「大学名:名前」を記載していれば、選考が本格的に動いている時期ならなおさら、

「自分の会社に応募してくれた学生からのメールだな」

と件名だけで、相手に対して、あなたが就活生であることを伝えることができます。

コピペOK!就活中にメールの件名だけで良い印象を与える例文16選【保存版】

件名については、上記の記事でも詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

MEMO

「宛名」におけるマナーはたった1つ「構成」だけ!

  1. 会社名
  2. 部署名・所属先・役職
  3. 担当者名

この構成だけは、必ず守るようにしよう!

さいごに

いかがでしたでしょうか?

「宛名」のマナーや書き方など、今まで知らなかったことが発見できたのではないでしょうか。

相手の方の会社名や部署、役職、名前などを間違ってしまうことは、失礼に値します。

たったの3行ではありますが、特に注意をし、確認をしてから書くことを徹底してください。

些細ないことですし、出来て当たり前と思われてることなので、ミスをし続けないことは気づかれにくいかもしれませんが、その気持ちを持ち続けて行動することが、相手への誠意となり、あなたのその姿勢は、必ず伝わります。

そして、その気持ちを忘れなければ、あなたにとって人生で一度きりの就活を、納得する形で終えることができるはずです。ぜひ頑張ってください。応援しています。

佐々木 英雄
執筆者

佐々木 英雄

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ソムリエK

元ソムリエ日本一。ソムリエ呼称資格、料飲接遇サービス士(国家資格)を保有。10年以上外資系ホテルに勤め、政治家・経営者・スポーツ選手など多くの著名人に接客。

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