コピペOK!もう迷わない、就活メールの冒頭挨拶の書出し例文20選【保存版】

あなたは今、メールを送りたいけど、

「送り主は初めての相手だし、しかも社会人や人事担当者なんて送ったことない。冒頭の挨拶の仕方もわからない、どうしよう…失敗したくない…」

と、不安を抱えているのではないでしょうか?

「初めて送るメールで、失敗したら…」と考えると怖いですよね。特に冒頭の挨拶は、あなたを印象付けることにもなるので、余計にそう思う気持ちもわかります。

なので、この記事では、就活やインターン、OB・OG訪問など、企業の方とメールをする際に、どんな挨拶の文章を書けばいいのかを、例文も使いながら解説していきます。

挨拶の文章だけに特化して紹介していますので、必ず参考になるはずです。

正しい挨拶の文章を書くことができれば、企業の方から「なんだ、この挨拶の仕方は?」と思われないで済むようになります。

就活中に、あなたの印象を決める要因は、エントリーシートや面接だけでなく、メールの挨拶からも決まってきます。

そのくらい重要であるため、「メールでの挨拶文の書き方を就活生の皆さんにお伝えしたい!」という想いが、この記事を書くきっかけになりました。

少しでもあなたの就活に良い影響を与えることができれば幸いです。

最終更新日:2019年2月6日
佐々木 英雄
執筆者

佐々木 英雄

2013 年、株式会社しるべを設立。大学生を主な対象に、即戦力人財育成のための教育事業を無償で提供。

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1. メールにおける「挨拶」とは

「宛名」の次に書く。そして、本文の手前に書く文章。それが「挨拶」です。

【△△大学 田中 一郎】企業説明会の服装に関するご質問

 

‌〇〇株式会社
‌人事部
‌山田 太郎様

 

お世話になっております。
‌△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年
‌田中 一郎と申します。

 

この度は、〇月〇日(水)の会社訪問の服装に関して、‌ご質問させて頂きたく、ご連絡させていただきました。

 

‌いただきましたメールに服装の指定がございませんでしたが、‌当日はスーツで伺うかたちで問題ございませんでしょうか。

 

恐縮でございますが、ご返答をお待ち申し上げております。

 

‌————————————
△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年
‌田中 一郎(Tanaka Itirou)
‌〒113-3221
‌東京都渋谷区〇〇町2-1-1
‌mail: itirou-tanaka@g-mail.com
‌TEL(携帯):090-1111-2222
‌TEL(自宅):03-6789-1234
‌‌————————————

2. 挨拶はこの3つで決まる

この3つを知れば、正しい挨拶が書けます。

次から、一つひとつわかりやすく解説します。

2-1.相手との関係性

メールを送る相手との関係性によって、挨拶は変わります。

「関係性」とは以下3点のことです。

  • よく使う挨拶
  • 初めての相手への挨拶
  • 返信につかう挨拶

次からは、上の3つそれぞれの挨拶を紹介します。

 ”よく使う”挨拶

  • お世話になっております
  • いつも大変お世話になっております
  • いつもありがとうございます
  • いつもお世話になりありがとうございます
  • 毎度ありがとうございます

”初めての相手”への挨拶

  • はじめまして
  • はじめてご連絡差し上げます
  • はじめてご連絡いたします
  • 突然のご連絡失礼いたします
  • お忙しいなか、突然のメールをお許しください

 ”返信のとき”の挨拶

  • ご連絡頂きありがとうございます
  • お返事頂きましてありがとうございます
  • 早速のご返信ありがとうございます
  • 早朝でのご連絡ありがとうございます
  • 深夜にも関わらずご対応ありがとうございます
MEMO

相手との関係性で、挨拶は変わります。ここは必ず抑えておこう!

2-2.メールの要件

場面や状況によって挨拶は変わります。

例えば、インターンシップのお礼と面接の辞退では、挨拶の書き方が変わります。

それでは具体的に何が違うのか?どうやって書けばいいのか?については次から例文形式で紹介しているので参考にしてみてください。

インターンシップのお礼

お世話になっております。

△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

先日は、貴社のインターンシップに参加させていただき、誠にありがとうございます。

企業説明会のお礼

お世話になっております。

△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

この度は貴重なお話しをお聞きすることができ大変勉強になりました。誠にありがとうございます。

面接のお礼

お世話になっております。

△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

過日6月12日(月)に人事部〇〇様に1次面接をしていただきました。その節はご丁寧に対応いただき、誠にありがとうございました。

服装の質問

お世話になっております。

‌△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

‌この度は、〇月〇日(水)の会社訪問の服装に関して、‌ご質問させて頂きたく、ご連絡させていただきました。

会場の質問

お世話になっております。

‌△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

‌この度は、〇月〇日(金)の2次面接の実施会場に関して、‌ご質問させて頂きたく、ご連絡させていただきました。

持ち物の質問

お世話になっております。

‌△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

この度は、〇月〇日(木)の1次面接の持ち物に関して、‌ご質問させて頂きたく、ご連絡させていただきました。

日程調整の質問

お世話になっております。

‌△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

この度は、〇月〇日(木)の1次面接の日程を変更させて頂きたく、ご連絡差し上げました。

面接後のFBの質問

お世話になっております。

‌△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

この度は、〇月〇日(月)の1次面接のフィードバックを頂きたく、ご連絡させていただきました。

 

インターンシップのキャンセル

お世話になっております。

△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

この度は、インターンシップのご案内、誠にありがとうございました。

 

せっかくご案内いただいたにもかかわらず、誠に恐縮ではございますが、 〇月〇日〇時に実施予定のインターンシップにつきまして、辞退、また欠席をさせていただきたくご連絡差し上げました。

企業説明会のキャンセル

お世話になっております。

△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

この度は、企業説明会のご案内、誠にありがとうございました。

 

せっかくご案内いただいたにもかかわらず、誠に恐縮ではございますが、 〇月〇日〇時の企業説明会への参加をキャンセルさせていただきたく、ご連絡差し上げました。

内定者懇親会のキャンセル

お世話になっております。

△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

この度は、内定者懇親会のご案内、誠にありがとうございました。

 

せっかくご案内いただいたにもかかわらず、誠に恐縮ではございますが、 〇月〇日〇時の内定者懇親会への参加をキャンセルさせていただきたく、ご連絡差し上げました。

面接の辞退

お世話になっております。

△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

先日はご多忙のところ、1次面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。

 

〇月〇日に2次面接のお約束をしていましたが、諸般の事情により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

ES提出後(面接前)の辞退

お世話になっております。

△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

先日は、書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

 

〇月〇日に1次面接のお約束をしていましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

内定の辞退

お世話になっております。

△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

先日はご多忙のところ、選考から採用に関しまして多くのお時間をいただき、誠にありがとうございました。

 

また、この度は、内定のご連絡をいただきましたこと大変嬉しく思っております。重ねてお礼申し上げます。

 

そのようなところ誠に恐縮なのですが、一身上の都合により恐縮ではありますが内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

2-3.時間帯

ここまでは、相手との関係性やメールの要件によって挨拶の仕方が変わることをお伝えしてきました。

しかし、時間帯によって挨拶が変わることもあります。

では、どのように変わるのか、について、次から解説していきます。

夜中の挨拶

前提として、夜遅い時間は、基本的に家で休んでいる時間になりますので、次の日の朝に送ることを心がけた方がいいでしょう。

ただし、以下の状況でしたらメールを送っても構いません。

  • 今すぐ送るべき急用の要件である
  • どうしても翌朝メールすることができない

その上で、夜遅くにメールを送ってるわけですから、その際は、必ず挨拶の仕方を変えましょう。

では、夜遅く、もしくは、深夜にメールを送るときに挨拶はどうすればいいのか、について例文を使って解説していきますね。

夜分に失礼いたします。

△△大学 〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

この度は、インターンシップのご案内、誠にありがとうございました。

 

せっかくご案内いただいたにもかかわらず、誠に恐縮ではございますが、 明日、〇月〇日〇時に実施予定のインターンシップにつきまして、辞退、また欠席をさせていただきたくご連絡差し上げました。

MEMO

翌日のインターンシップなどについて、その前日の夜にキャンセルのお願いをする場合は、「夜分に失礼いたします」と、必ず添えてください。また、本文の最後に「翌日開催のため、夜遅くの時間に失礼いたしました。」といった言葉を添えることで、失礼のない挨拶に仕上がります。あなたの誠意を伝えることを忘れないでくださいね!

なお、インターンシップや選考が、翌日以降に開催される場合は、深夜には送らず、必ず、翌日以降にメールをしましょう。

休日の挨拶

メールを送る前に、相手の方がお休み中かどうか確かめておきましょう。

一般的に社会人の休みは土日休みですが、以下の条件が異なれば、相手によっては休日は土日じゃない可能性もあります。

  • 業界
  • 働き方

相手の方が属している業界の一般的な休日は何曜日なのか、相手の方の働き方が特徴的で、シフト制なのか、個人事業主の方なのか、などをなるだけ把握するように心がけましょう。

では次から、お休み中にメールを送るときの挨拶はどうすればいいのか、について例文を使って解説していきますね。

お休みのところ失礼いたします。

‌△△大学〇〇学部 〇〇学科 3年

‌田中 一郎と申します。

 

‌この度は、明日、〇月〇日(水)の会社訪問の服装に関して、‌ご質問させて頂きたく、ご連絡させていただきました。

MEMO

休み明けの会社訪問の際の服装などに関する場合は、「お休み中に失礼いたします」と添えてください。また、本文の最後に「翌日にお伺いするため、お休み中のご連絡失礼いたしました。」といった言葉を添えることで、失礼のない挨拶に仕上がります。大切なことは、相手の置かれている状況を想像し、思いやりの言葉を添えることです。日常生活でも、メールのやり取りでも変わりません。忘れないでくださいね!

なお、会社訪問などが、翌日に控えていない場合などは、休日には送らず、相手の出勤日に合わせて、メールを送るようにしましょう。

さいごに

いかがでしたでしょうか。

細かいかもしれませんが、相手との関係性や立場、状況に合わせて挨拶文を変えて書くことが大切であることが、分かってもらえたのではないでしょうか。

メールでの挨拶とは、相手の声が聞こえないだけで、立派なコミュニケーション手段であり、大切な文章になります。

皆さんも、はじめて会った人、いつもお世話になっている人、友人などと会った時に、挨拶が適当になっていると、嫌な気持ちになったり、不快な思いを感じたりしませんか?

それは、メールでも同じなのです。

始めの挨拶をしっかりと書くことで、その後も良好な関係を築くチャンスにつながり、それがあなた自身の成長の機会へと繋がるはずです。

しかし、メールでの挨拶がしっかりできていても、面接などでお会いした際に適当になってしまっては意味がありません。

大切なことは、メールだから、対面だから、ではなく、どんな状況でも相手を思いやり、その状況や関係性に合わせて、気持ちの良い挨拶を心がけることです。

全ての人間関係は、挨拶から始まります。

普段の挨拶を徹底することで、あなたの就職活動がより良くなっていくことを祈っております。頑張ってください。

佐々木 英雄
執筆者

佐々木 英雄

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